Dussmann - planning assistant (h / f)

Titre du poste Planning Assistant Objectif du poste Planning Assistant du service de Production Dussmann effectue des tâches administratives et de planification pour les AOM afin de leur permettre de se concentrer sur la relation à leur clientèle, la gestion de leurs chantiers et de leurs équipes.

Il traite les différentes demandes des AOM relatives à l'administration des chantiers, facilitant ainsi les processus de travail et optimisant le flux d'informations entre les départements de production et financiers.

Ils apportent, par leur travail, de la transparence, de la précision et de la justesse.

Vos fonctions et responsabilités

• CREATION ET SUIVI DES PLANNINGS - Élaboration et ajustement des trames de bases pour les AOM et contrôleurs.- Création et distribution des plannings des chantiers aux différentes cellules.- Suivi quotidien des prises et fins de postes (pointage réel).
• GESTION DU PERSONNEL - Vérification de la disponibilité du personnel.- Gestion quotidienne des demandes de congés et des signalements de maladies.- Organisation des remplacements liés aux absences.- Suivi et création des tâches pour embauches et avenants
• COLLECTE ET GESTION DES DONNEES - Récolte des données et informations liées aux cahiers de charges et fiches de postes.- Comparaison avec le programme de devis (calculations) pour identifier les différences.- Encodage des informations pour les modules complémentaires collaborateurs et chantiers.
• SUPPORT ET FORMATION - Formation et assistance aux utilisateurs du programme de planification et de My Dussmann.- Support téléphonique et par mail pour les demandes des collaborateurs.- Suivis des documents liés à la formation des collaborateurs- Retour des erreurs vers le service Formation et AOM- Encodage des heures de formations- Encodage dans le programme (Gesper formation)- Suivi et analyse des formations des collaborateurs, et identification des besoins en nouvelles formations.
• MAINTENANCE ET OPTIMISATION - Maintenance du programme de planification et des modules complémentaires.- Analyse régulière (journalière / hebdomadaire / mensuelle) afin d'optimiser les horaires des salariés, en respectant la législation sur le bien-être au travail- Analyse des absences fréquentes, répétitives ou prolongées.
• COLLABORATION INTERNE ET SUIVI DE CHANTIER / SITE - Travail en étroite collaboration avec les responsables de sites pour une répartition efficace du personnel.- Organisation de la mise en place du personnel pour les nouveaux clients et réorganisation des chantiers existants.
• EVALUATION ET DEVELOPPEMENT - Evaluation des nouvelles recrues en collaboration avec les AOM et contrôleuse (programme évaluation à développer) Votre profil
• COMPETENCES REQUISES - Formation de base administrative (ou) équivalente- Expérience probante dans la profession- Bonnes connaissances des outils informatiques (MS Office)- Connaissances des langues française et luxembourgeois (ou allemand) (toute autre langue est considérée comme un atout)- Maîtriser une ou plusieurs langues étrangères, notamment le portugais ou l'anglais, en plus de la langue française, sera considéré comme un atout supplémentaire.
• APTITUDES REQUISES - Aptitude à gérer des situations conflictuelles et à négocier avec les parties prenantes- Compétences en résolution de problèmes et en prise de décision.- Capacité à organiser et à prioriser le travail, et à gérer plusieurs tâches simultanément.- Bonne maîtrise des outils informatiques- Excellentes aptitudes à communiquer de vive voix et par écrit- Excellentes capacités d'écoute (collègues, clients)- Aptitude à travailler de façon autonome et en tant que membre d'une équipe- Capacité à adopter au besoin un horaire de travail flexible Statut de l'emploi Emploi contractuel à temps plein (40h / semaine), permanent (CDI) à Contern.

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