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Responsable de la cellule Accueil et Bâtiment (m / f)

Responsable de la cellule Accueil et Bâtiment (m / f)

GovJobsLuxembourg
Il y a 5 jours
Description de poste

Qui recrute ?

Ministère de la Famille, des Solidarités, du Vivre ensemble et de l'Accueil - Département ministériel

Missions

  • Superviser et coordonner la cellule Accueil et Bâtiment ainsi que les équipes de ménage;
  • Garantir le bon fonctionnement des bâtiments en matière technique et sécuritaire;
  • Assurer la mise en conformité des installations et organiser les interventions des prestataires internes et externes pour les contrôles réglementaires et périodiques;
  • Élaborer et rédiger les Plans de Travail Individuels (PTI) et les matrices RACI afin de clarifier les rôles et responsabilités au sein de l’équipe;
  • Définir et gérer le budget annuel de la cellule Accueil et Bâtiment en collaboration avec le Ministère;
  • Piloter les projets stratégiques liés aux infrastructures et assurer un suivi rigoureux de leur avancement;
  • Sélectionner, coordonner et contrôler la qualité des prestations effectuées par les fournisseurs et prestataires externes;
  • Rédiger et publier les marchés publics en conformité avec la réglementation en vigueur;
  • Superviser les projets en cours, notamment la digitalisation du courrier et la gestion de l’inventaire;
  • Assurer un reporting régulier auprès de la hiérarchie (1er conseiller) sur l’état d’avancement des projets et des actions en cours;
  • Préparer des rapports analytiques pour optimiser la gestion des infrastructures et des services généraux;
  • Délégué à la Sécurité : organiser les comités locaux de sécurité et superviser l’élaboration du registre de sécurité;
  • Établir et mettre à jour les plans d’évacuation et s’assurer du bon fonctionnement des équipements de sécurité (portes coupe-feu, extincteurs, systèmes d’alarme, etc.);
  • Contrôler périodiquement les dispositifs de sécurité en complément des audits réalisés par des organismes agréés;
  • Élaborer les plannings de travail des agents de la cellule Accueil et Bâtiment;
  • Assurer la gestion des congés annuels des agents de la cellule ainsi que des équipes de nettoyage;
  • Assurer un accompagnement et un suivi du personnel en vue d’optimiser les compétences et la qualité des prestations;
  • Répondre aux demandes spécifiques du ministre et du cabinet ministériel en lien avec la gestion des bâtiments et des services d’accueil;
  • Être disponible et flexible sur des plages horaires étendues (07h00 - 18h00);
  • Disposer d’un permis de conduire B1 pour les déplacements professionnels nécessaires.

Profil

Compétences techniques

  • Expérience confirmée en gestion des infrastructures, maintenance des bâtiments ou coordination des services généraux;
  • Excellentes capacités organisationnelles et aptitude à gérer plusieurs projets simultanément;
  • Sens du service, rigueur et capacité à travailler en autonomie tout en encadrant une équipe;
  • Maîtrise des procédures de marchés publics et des réglementations en matière de sécurité;
  • Compétences en gestion budgétaire et en suivi administratif;
  • Bonne maîtrise des outils informatiques et logiciels de gestion.

    • Compétences comportementales

  • Avoir de bonnes compétences sociales et relationnelles;
  • Avoir le sens de la responsabilité;
  • Avoir l'esprit d'initiative;
  • Faire preuve de discrétion et de polyvalence;
  • Disposer d’une capacité d'analyse et d’un sens de l'organisation;
  • Avoir une capacité d'écoute et de compréhension.

    • Conditions d’admission

    Le poste est réservé à l'employé au service de l’Etat qui :

  • Compte au moins 10 années de service depuis la date de sa nomination ou de son début de carrière;
  • A réussi à l'examen de promotion de son sous-groupe de traitement initial, si un tel examen est prévu;
  • A suivi et passé avec succès les cours et épreuves du cycle de formation préparatoire au groupe de traitement et d'indemnité supérieur organisés par l'INAP.

    • Documents à fournir

    Le poste sera occupé en application de la procédure de la carrière ouverte et conformément aux dispositions de la loi du 25 mars 2015 fixant les conditions et modalités de l’accès du fonctionnaire à un groupe de traitement supérieur au sien et de l’employé de l’Etat à un groupe d’indemnité supérieur au sien.

    Si vous êtes intéressé par cette fonction, portez-vous candidat jusqu’au 07 août 2025 avec CV et lettre de motivation en adressant votre demande

    par courrier postal à l'adresse :

    rue de Bitbourg, 13c

    L-1273 Luxembourg

    Luxembourg

    ainsi qu’au ministre du ressort et au chef d’administration dont fait partie l'employé.

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