Assistante administrative (H / F)

Assistante administrative (H / F) Acteur de référence avec plus de 8000 salariés, le Groupe Polygon est reconnu comme le leader n°1 en Europe en recherche de fuites non destructives et en interventions après sinistre. Fort de son expertise technique et de son exigence opérationnelle, le groupe accompagne quotidiennement assureurs, gestionnaires, industriels et particuliers sur des dossiers à forte valeur technique. Dans ce contexte, Polygon renforce ses équipes et nous recrutons un / une assistante administrative, sous la supervision de l'assistante de direction, pour le bon fonctionnement des activités administratives de l'entreprise et qui joue un rôle central dans l'organisation et la coordination du département de recherche de fuite. Elle constitue le point de contact principal entre les clients, les techniciens, les assurances et les services internes, et contribue activement à la qualité du service rendu aux clients. Elle est chargée de la réception et du traitement des appels téléphoniques et des e-mails, de l'accueil des clients et partenaires, ainsi que de la gestion de la correspondance entrante et sortante. Elle assure la transmission des informations nécessaires aux équipes techniques veille à la bonne circulation des informations entre les différents départements. Dans le cadre du département de recherche de fuite, elle organise les rendez-vous avec les clients, planifie et coordonne les interventions des techniciens, optimise les plannings en fonction des urgences et des disponibilités, assure le suivi des interventions. Elle est en contact régulier avec les assurances, experts et partenaires, et effectue, le cas échéant, les relances nécessaires pour garantir la bonne exécution des prestations. Elle assure également la gestion administrative des dossiers clients, incluant la création, le suivi et le classement des dossiers la préparation et la mise en forme des rapports de recherche de fuite, la rédaction de courriers, d'e-mails et de comptes rendus, ainsi que l'archivage physique et numérique des documents. Sur le plan administratif et comptable elle participe à la préparation et à l'émission des devis et des factures, assure le suivi des paiements et des rappels clients, transmet les documents nécessaires aux assurances et partenaires, effectue l'encodage de données comptables de base telles que factures et notes de frais, tient des tableaux de suivi apporte un support administratif à la fiduciaire et au service comptable. Elle peut également assurer le suivi administratif des contrats et des fournisseurs. Elle travaille en étroite collaboration avec les chefs d'équipe et les techniciens, coordonne ses activités avec les autres départements tels que l'assèchement, l'assainissement et les ressources humaines, et participe aux réunions internes ainsi qu'au suivi des actions décidées. Le poste requiert une formation en administration, secrétariat, gestion ou équivalent, une expérience confirmée dans un poste administratif, idéalement dans le secteur du bâtiment, de l'après-sinistre ou des services techniques. Une très bonne maîtrise des outils bureautiques est indispensable, une aisance avec les logiciels de gestion et les bases de données, des connaissances en comptabilité de base. Une bonne capacité rédactionnelle est requise. La maîtrise du luxembourgeois, du français et de l'allemand est indispensable, l'anglais constituant un atout important. La personne doit faire preuve d'un excellent sens de l'organisation, d'une bonne gestion des priorités, d'autonomie, de fiabilité et de discrétion. Un bon sens du service client, une résistance au stress, une grande flexibilité un esprit d'équipe sont également essentiels pour ce poste. Une connaissance du secteur de l'après-sinistre ...

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