Administrative & Sales Assistant (H / F)

Rattaché(e) au pôle Agencies — qui regroupe les expertises Office Agency, Retail Agency et Residential Agency, vous jouerez un rôle pivot dans le soutien administratif et commercial de l'équipe chargée de la commercialisation de surfaces de bureaux, de commerces et de logements.

Sous la responsabilité de l'Administrative Coordinator, vous contribuerez activement au bon fonctionnement du pôle et à son développement. Votre action permettra aux équipes commerciales de se concentrer sur leur mission principale : la relation client et le terrain, tout en garantissant la rigueur nécessaire au suivi administratif.

Responsabilités principales (liste non exhaustive)

1. Support administratif et organisationnel du pôle

Assurer la gestion du courrier entrant et sortant, ainsi que la préparation de recommandés.

Gérer les appels téléphoniques du département et l'accueil des clients, le cas échéant.

Organiser la prise de rendez-vous, la tenue et la mise à jour des agendas.

Rédiger des comptes rendus, notes et reportings divers.

Garantir la bonne structuration et la mise à jour des dossiers administratifs et informatiques.

Contribuer à la mise à jour des supports et outils nécessaires à l'activité (bases de données, tableaux de bord, fichiers clients).

Être force de proposition pour optimiser les procédures internes et les outils utilisés.

• Mettre en œuvre les procédures de diligence visant à identifier et vérifier l'identité des clients (KYC) et à assurer un suivi documentaire conforme aux obligations de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

2. Support à l'activité commerciale

Participer à la préparation et au suivi des offres commerciales : collecte d'informations, mise en forme et diffusion.

Élaborer des documents contractuels et de présentation (mandats, dossiers d'offres, rapports de marché, etc.).

Gérer et actualiser la base de données commerciale et les annonces publicitaires (sites spécialisés, réseaux sociaux, etc.), en lien avec le service Marketing.

Contribuer à la définition des besoins clients et orienter les demandes vers les commerciaux concernés.

Assurer une présentation claire des activités et expertises d'INOWAI, ainsi qu'une première mise en avant des biens disponibles.

Préparer et envoyer des campagnes d'e-mailing ciblées ou de masse, selon les besoins de l'équipe.

Participer à l'élaboration des rapports d'activités internes et externes.

Formation / expérience souhaitée :

BTS ou équivalent en lien avec la fonction proposée (Assistant de Manager, Assistant de Direction, Assistant de gestion, …).

Expérience probante de minimum de 3 ans dans un rôle administratif ou de support, idéalement dans le domaine immobilier ou des services associés.

Compétences / qualités requises :

Dynamique, organisé(e), vous disposez d'un excellent sens du relationnel.

Sens aiguisé de la planification.

Excellentes compétences en matière de communication (orale et écrite), vous saurez faire preuve de diplomatie en communiquant avec des interlocuteurs divers.

Curiosité intellectuelle, proactivité, volonté d'apprendre et esprit d'initiative.

Capacité à travailler de manière autonome et à collaborer efficacement au sein d'une équipe.

Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément.

Des connaissances comptables seraient un plus.

Excellente maîtrise du pack Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, …) et aisance avec les outils digitaux.

Maîtrise parfaite du français et de l'anglais (oral et écrit) ; la connaissance du luxembourgeois est un atout.

Ce que nous offrons :

Un package salarial attractif : 13ᵉ mois, chèques-repas / cadeaux, conciergerie, rachat de congés, avantages liés à l'ancienneté (congés supplémentaires, assurance pension…).

Un équilibre vie pro / perso : horaires flexibles (possibilité d'arriver entre 7h et 10h), télétravail selon conditions fiscales et internes.

Un cadre de travail moderne : bureaux lumineux, collaboratifs, bien situés et accessibles en transports.

Une intégration planifiée : journée d'accueil, découverte des métiers, outils, process et système de parrainage.

Un développement continu : formations régulières (soft & hard skills), valorisation de l'expertise via notre programme interne ExpertiseByINOWAI.

Une ambiance conviviale : événements internes, sportifs et festifs, initiatives solidaires.

Plus qu'un profil, nous cherchons une personnalité engagée, motivée et intègre, prête à s'investir pleinement dans des projets porteurs de sens.

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