Responsable du Secrétariat de Direction (H / F / X) - 40h / sem – CDI – Siège Howald - CJF_20251023

CJF - Grandir ensemble - Zesumme Wuessen

https : / / www.cjf.lu

CJF Lëtzebuerg a.s.b.l. est une association luxembourgeoise forte de ses 38 ans d’engagement dans le secteur social luxembourgeois. Nous comptons plus de 750 collaborateurs répartis sur plus de 40 structures et services et sommes présents dans 19 communes du pays. Nous sommes membres de la Bientraitance a.s.b.l. signifiant que nos actions, projets et postures professionnelles s’inscrivent dans une culture bientraitante et bienveillante. Nous portons notre mission dans chacune de nos actions - Grandir ensemble. Toutes nos actions sont guidées par les principes de la Déclaration universelle des Droits de l’Homme et de la Déclaration des Droits de l’Enfant. Nos collaborateurs travaillent quotidiennement dans les secteurs de l’enfance, de la jeunesse et de la famille afin de créer un environnement serein où chaque enfant, adolescent ou jeune adulte peut trouver toutes les chances de s’épanouir, quelles que soient sa situation et sa différence.

Nous recherchons notre Responsable du Secrétariat de Direction (H / F / X) pour superviser le service composé de 3 secrétaires de direction au siège situé à Luxembourg-Howald.

Vous assurerez la coordination, la structuration et l’efficacité du soutien administratif à la direction. À ce titre, vous serez amené à :

Encadrer, accompagner et coordonner l’équipe du secrétariat, en garantissant la rigueur, la confidentialité et la qualité du travail réalisé,

Assister la direction dans la gestion quotidienne : planification des agendas, préparation des dossiers et suivi des priorités,

Organiser les réunions : convocations, ordres du jour, comptes rendus et diffusion des documents,

Assurer la liaison entre la direction, les services internes et les partenaires externes, en veillant à une communication fluide et cohérente,

Superviser la gestion des courriers, e-mails et documents : réception, traitement, diffusion, classement et archivage,

Garantir la qualité rédactionnelle et la mise en forme des documents, courriers et rapports produits par le secrétariat de direction,

Analyser et optimiser en continu les procédures et modes de fonctionnement du secrétariat de direction pour renforcer l’efficience et la réactivité du service,

Être force de proposition pour l’évolution des outils et des pratiques administratives, en intégrant les nouvelles technologies et les solutions numériques,

Contribuer activement à un climat de travail collaboratif, professionnel et orienté solutions au sein de l’équipe et avec les autres services.

Votre Profil  :

Vous êtes détenteur d’un Diplôme de fin d’études secondaires ou d'une formation scolaire équivalente.

Vous avez suivi une formation en secrétariat et justifiez d’au moins 10 ans d’expérience dans le secrétariat de direction. Une expérience significative (minimum 5 ans) dans un poste de responsable constitue un atout.

Vous maîtrisez parfaitement la langue française et la langue luxembourgeoise tant à l’écrit qu’à l’oral.

Vous disposez d’une solide expérience en encadrement d’équipe et d’excellentes capacités managériales.

Vous faites preuve de discrétion, vous traitez les informations confidentielles avec une grande rigueur et un grand professionnalisme.

Vous démontrez un esprit d’initiative, une grande aisance relationnelle et une forte capacité d’adaptation.

Vous faites preuve d’une excellente capacité d’organisation, de priorisation et de gestion du temps dans un environnement en mouvement constant.

Vous avez le sens des responsabilités, vous anticipez les besoins et les demandes de la direction, vous assurez un soutien efficace et structuré au quotidien au sein de l'équipe.

La connaissance du secteur social est considérée comme un avantage.

Vous maîtrisez parfaitement l’outil informatique MS-Office et savez intégrer de nouvelles solutions numériques pour optimiser l’organisation et la communication du service.

Nous vous offrons  :

Une rémunération attrayante fixée selon la CCT-SAS en vigueur (Carrière C4 maximum).

Un environnement de travail bienveillant et professionnel.

Une culture d’entreprise positive, avec une possibilité d’intégrer une équipe pluridisciplinaire, passionnée et engagée.

Un contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein (40h / semaine).

Une entrée immédiate ou à convenir.

L’Education est une vocation pour vous ?  On vous attend !

Rejoindre CJF, c’est intégrer une association qui place au cœur de ses actions des valeurs fortes : engagement, ouverture vers l'autre et sa diversité, bienveillance et solidarité .

Notre politique d’embauche assure une égalité d’accès aux opportunités pour tous les talents. Toutes les candidatures sont accueillies et évaluées dans un esprit d’équité et de respect.

En cas d’embauche, un extrait de casier judiciaire n°3, 4 et 5 vous sera demandé.

Les informations recueillies font l’objet d’un traitement destiné à permettre à CJF Lëtzebuerg a.s.b.l. la gestion de la demande qu’elle reçoit. Elles sont destinées aux membres et aux services de CJF Lëtzebuerg a.s.b.l. conformément au règlement (UE) 2016 / 679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD).