Adjoint(e) administratif(ve) et comptable

Well Making est un expert en aménagement d'espaces professionnels basé au Luxembourg. Depuis plus de 30 ans, l'entreprise conçoit et fabrique des solutions sur mesure alliant esthétique et fonctionnalité. Spécialisée dans les cloisons amovibles, le mobilier personnalisé et les espaces collaboratifs, l'entreprise accompagne ses clients de la conception à l'installation afin de créer des environnements de travail innovants et adaptés aux nouveaux modes de collaboration. Nous recherchons un(e) Adjoint(e) administratif(ve) et comptable - CDI – 40h / semaine doté(e) d'une expertise en gestion administrative et comptabilité pour rejoindre notre équipe. Missions administratives En appui à l'équipe et à la direction, l'adjointe contribuera au bon fonctionnement administratif de la structure. Ses responsabilités incluent notamment : Gestion du courrier et des communications : réception, tri et transmission du courrier postal et électronique ; rédaction de courriels simples. Accueil téléphonique et physique : réception des appels, prise de messages, orientation des interlocuteurs. Organisation et classement des documents : archivage physique et numérique, mise à jour des dossiers internes. Soutien à la gestion administrative courante : gestion des fournitures de bureau, préparation de documents administratifs. Mise à jour de bases de données et de tableaux de suivi : saisie d'informations, vérification de la cohérence des données. Collaboration avec les différents services internes et partenaires externes : transmission d'informations, suivi des demandes. Gestion de la flotte de véhicules : Prise de rendez-vous des entretiens et contrôle technique. Gestion des heures et congés des ouvriers : Encodage des heures, gestion et suivi des demandes. Missions comptables (sous la supervision de la comptable) Dans le cadre de ses fonctions, l'adjointe apportera un soutien essentiel à la gestion comptable quotidienne. Les principales responsabilités incluent : Encodage des pièces comptables : saisie des factures fournisseurs et notes de frais dans le logiciel comptable. Gestion et relance fournisseurs : coordination des relances et des communications fournisseurs. Classement et archivage : organisation et numérisation des documents comptables, gestion des dossiers physiques et électroniques. Préparation et coordination des dossiers : dossier Statec, élaboration de tableaux de suivi, dossiers de subventions, suivi des entrées et sorties du personnel, gestion des accidents du travail, etc. Mise à jour des données : vérification et saisie des informations dans les outils de comptabilité. Support administratif lié à la comptabilité : rédaction de courriers simples, suivi des contrats fournisseurs et abonnements. Profil recherché Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) Connaissance d'un logiciel comptable (ex. : BOB 50, Sage, ou autre) Notions de comptabilité générale (encodage, suivi des paiements, TVA) Capacité à gérer et organiser des documents administratifs Maîtrise du français (oral et écrit); La connaissance du luxembourgeois ou de l'anglais est un atout Sens de l'organisation et de la rigueur Discrétion et respect de la confidentialité Esprit d'équipe et bon relationnel Autonomie dans les tâches courantes Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément Capacité à gérer la pression et à s'adapter aux imprévus, tout en maintenant un environnement de travail serein Capacité à gérer un budget (un atout) Expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans une fonction similaire, idéalement au Luxembourg Ce que nous offrons L'opportunité de travailler dans une entreprise en constante évolution Une dynamique de travail moderne et participative Des événements internes pour renforcer la cohésion d'équipe Un environnement de travail stimulant et bienveillant Des opportunit...

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