Service Administrator - Employé(e) administratif(ve) Service (m/w/d)

Do you enjoy administration, working with numbers and providing great service? As a Service Administrator at Scania, you play an important administrative role within our Service organisation. You make sure workshop jobs are correctly completed from an administrative perspective and that customer invoices are prepared and processed accurately and on time. At the same time, you support our Service Advisors with the day-to-day administration surrounding customers and workshop activities. This makes it a hybrid position combining a strong administrative focus with regular interaction with colleagues, the workshop and customers. For our Service teams in Münsbach and Schifflange, we are looking for someone who combines accuracy and organisation with a strong service mindset. What will you do? Administratively process and check completed workshop jobs. Prepare, verify and process customer invoices. Check labour hours, spare parts and other items registered on workshop orders. Process administrative corrections and resolve discrepancies together with the relevant colleagues. Support Service Advisors with administration and customer follow-up. Assist with the preparation and administrative follow-up of quotations and work orders. Ensure customer and vehicle information is correctly maintained in our systems. When required, support the Service team in welcoming and assisting customers. Work closely with Service Advisors, workshop technicians, Parts and Service Management. You report directly to the Service Manager. Who are you? You enjoy working in a structured way and are able to keep an overview when several files require your attention at the same time. You are comfortable working with numbers and administration, while also enjoying interaction and teamwork. You also have: An administrative, commercial or technical qualification, or equivalent professional experience. Experience in administration, invoicing, order processing or a similar position. A structured and accurate approach and a good understanding of figures. Good knowledge of common Office applications and the ability to quickly learn new systems. A strong customer and service-oriented mindset. An interest in the automotive, commercial vehicle or transport industry; technical knowledge is an advantage but is not required. Good knowledge of either French or German. Knowledge of both languages is an additional advantage. The ability to work independently while also enjoying being part of a team. Scania's mission Operating in more than 100 countries, Scania works together with customers and partners to drive the shift towards a sustainable transport system. At Scania, everyone matters. We look ahead, learn from each other and give you the opportunity to develop both personally and professionally. We drive real change. What does Scania offer you? An attractive salary package with additional benefits. A varied role in an international and technical environment. Thorough onboarding into our Service processes and systems. Training and opportunities for personal and professional development. A collaborative working environment with close contact between Service, Workshop and Parts. Career opportunities within Scania Belgium-Luxembourg and the wider Benelux organisation. Improving tomorrow starts today Give your career a boost as a Service Administrator at Scania in Luxembourg. Or, as we like to say: Let's drive the future together. We look forward to receiving your application via jobs.lu. Do you have any questions about the position or the recruitment process? Please contact Robin Van der Reeth, Talent Acquisition Specialist Belux, on +32 475 79 00 38. At Scania, we believe it is important to be transparent about how personal data is processed. More information about how we process your data during the recruitment process can be found in our privacy statement. ------------------------------------------------- Vous aimez l'administration, les chiffres et le contact avec les clients ? En tant que Service Administrator chez Scania, vous jouez un rôle administratif essentiel au sein de notre organisation Service. Vous veillez à ce que les dossiers de l'atelier soient correctement clôturés et que les factures soient préparées et traitées avec précision. Vous apportez également un soutien quotidien à nos Service Advisors dans le suivi administratif des clients et de l'atelier. Il s'agit donc d'une fonction hybride qui combine une forte composante administrative avec des contacts réguliers avec vos collègues, l'atelier et nos clients. Pour nos équipes Service de Münsbach et Schifflange, nous recherchons une personne qui combine rigueur administrative, sens de l'organisation et orientation client. Qu'allez-vous faire ? Vous assurez le traitement administratif et le contrôle des ordres de travail clôturés. Vous préparez, contrôlez et traitez les factures clients. Vous vérifiez les heures de travail, les pièces utilisées et les autres éléments repris sur les ordres de travail. Vous traitez les corrections administratives et clarifiez les éventuelles différences avec les collègues concernés. Vous soutenez les Service Advisors dans leurs tâches administratives et le suivi des dossiers clients. Vous participez à la préparation et au suivi administratif des devis et ordres de travail. Vous veillez à l'exactitude des données clients et véhicules dans nos systèmes. Lorsque cela est nécessaire, vous soutenez vos collègues du Service dans l'accueil et le suivi des clients. Vous travaillez en étroite collaboration avec les Service Advisors, l'atelier, le magasin de pièces et le Service Management. Vous rapportez directement au Service Manager. Qui êtes-vous ? Vous aimez travailler de manière structurée et gardez une vue d'ensemble, même lorsque plusieurs dossiers doivent être traités simultanément. Vous êtes à l'aise avec les chiffres et l'administration, tout en appréciant le contact et la collaboration avec les autres. Vous disposez également : D'une formation administrative, commerciale ou technique, ou d'une expérience professionnelle équivalente. D'une expérience en administration, facturation, traitement de commandes ou dans une fonction similaire. D'un esprit précis et structuré et d'une bonne aisance avec les chiffres. D'une bonne maîtrise des outils Office et de la capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes. D'un fort sens du service et de l'orientation client. D'un intérêt pour le secteur automobile, des véhicules industriels ou du transport ; des connaissances techniques constituent un atout mais ne sont pas indispensables. D'une bonne connaissance du français ou de l'allemand. La maîtrise des deux langues constitue un atout supplémentaire. De la capacité à travailler de manière autonome tout en appréciant le travail en équipe. La mission de Scania Présent dans plus de 100 pays, Scania travaille avec ses clients et partenaires pour accompagner la transition vers un système de transport durable. Chez Scania, chacun compte. Nous regardons vers l'avenir, apprenons les uns des autres et vous donnons la possibilité de développer vos compétences et votre carrière. We drive real change. Ce que Scania vous offre Un package salarial attractif assorti d'avantages extralégaux. Une fonction variée dans un environnement international et technique. Une formation approfondie à nos processus et systèmes Service. Des formations et possibilités de développement personnel et professionnel. Un environnement de travail collaboratif avec des contacts quotidiens avec le Service, l'atelier et le magasin de pièces. Des perspectives d'évolution au sein de Scania Belgique-Luxembourg et de l'organisation Benelux. Améliorer demain commence aujourd'hui Donnez un nouvel élan à votre carrière en devenant Service Administrator chez Scania au Luxembourg. Ou, comme nous le disons : Let's drive the future together. Nous serons ravis de recevoir votre candidature via jobs.lu. Vous avez des questions concernant la fonction ou la procédure de recrutement ? Contactez Robin Van der Reeth, Talent Acquisition Specialist Belux, au +32 475 79 00 38. Chez Scania, nous attachons une grande importance à la transparence concernant le traitement des données personnelles. Vous trouverez davantage d'informations sur la manière dont nous traitons vos données durant le processus de recrutement dans notre déclaration de confidentialité. -------------------------------------------------- Organisation, Zahlen und Kundenservice sind genau dein Ding? Als Service Administrator (m/w/d) bei Scania bist du eine wichtige administrative Schnittstelle innerhalb unserer Serviceorganisation. Du sorgst dafür, dass Werkstattaufträge korrekt administrativ abgeschlossen und Rechnungen richtig und zeitnah erstellt werden. Gleichzeitig unterstützt du unsere Service Advisors bei der täglichen Kunden- und Werkstattadministration. Damit kombinierst du eine administrative Funktion mit regelmäßigem Kontakt zu Kollegen, Werkstatt und Kunden. Für unsere Service-Teams in Münsbach und Schifflange suchen wir deshalb jemanden, der Genauigkeit und Organisation mit einer ausgeprägten Serviceorientierung verbindet. Was wirst du tun? Du übernimmst die administrative Bearbeitung und Kontrolle abgeschlossener Werkstattaufträge. Du bereitest Kundenrechnungen vor, kontrollierst sie und sorgst für eine korrekte Fakturierung. Du überprüfst Arbeitszeiten, verwendete Ersatzteile und weitere Positionen auf den Werkstattaufträgen. Du bearbeitest administrative Korrekturen und klärst Unstimmigkeiten gemeinsam mit den zuständigen Kollegen. Du unterstützt die Service Advisors bei administrativen Aufgaben und der Nachbearbeitung von Kundenaufträgen. Du hilfst bei der Erstellung und administrativen Nachverfolgung von Angeboten und Werkstattaufträgen. Du hältst Kunden- und Fahrzeugdaten in unseren Systemen aktuell. Bei Bedarf unterstützt du deine Service-Kollegen beim Empfang und bei der Betreuung von Kunden. Du arbeitest eng mit Service Advisors, Werkstatt, Ersatzteillager und Service Management zusammen. Du berichtest an den Service Manager. Wer bist du? Du arbeitest gerne strukturiert und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Vorgänge gleichzeitig bearbeitet werden müssen. Zahlen, Administration und Genauigkeit liegen dir, gleichzeitig arbeitest du gerne mit Menschen zusammen. Darüber hinaus verfügst du über: Eine abgeschlossene kaufmännische, administrative oder technische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung. Erfahrung in Administration, Rechnungsstellung, Auftragsbearbeitung oder einem ähnlichen Bereich. Eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein gutes Zahlenverständnis. Gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen und die Fähigkeit, dich schnell in neue Systeme einzuarbeiten. Eine ausgeprägte Service- und Kundenorientierung. Interesse an der Automobil-, Nutzfahrzeug- oder Transportbranche; technische Vorkenntnisse sind ein Plus, aber keine Voraussetzung. Gute Kenntnisse in Französisch oder Deutsch. Kenntnisse in beiden Sprachen sind ein zusätzlicher Vorteil. Eine selbstständige Arbeitsweise und gleichzeitig Freude an der Zusammenarbeit im Team. Die Mission von Scania In mehr als 100 Ländern arbeitet Scania gemeinsam mit Kunden und Partnern daran, den Wandel hin zu einem nachhaltigen Transportsystem voranzutreiben. Bei uns zählt jeder. Wir schauen nach vorne, lernen voneinander und geben dir die Möglichkeit, dich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln. We drive real change. Was bietet dir Scania? Ein attraktives Gehaltspaket mit zusätzlichen Sozialleistungen. Eine abwechslungsreiche Funktion in einem internationalen und technisch geprägten Umfeld. Eine gründliche Einarbeitung in unsere Serviceprozesse und Systeme. Schulungen und Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung. Ein kollegiales Umfeld, in dem du eng mit Service, Werkstatt und Ersatzteillager zusammenarbeitest. Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb von Scania Belgien-Luxemburg und der Benelux-Organisation. Morgen besser machen beginnt heute Gib deiner Karriere neuen Antrieb als Service Administrator bei Scania in Luxemburg. Oder wie wir sagen: Let's drive the future together. Wir freuen uns auf deine Bewerbung via jobs.lu. Du hast Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsprozess? Dann kontaktiere Robin Van der Reeth, Talent Acquisition Specialist Belux, unter +32 475 79 00 38. Bei Scania legen wir großen Wert...

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