Assistant(e) commercial(e) & direction – 20 h/semaine

Assistant(e) commercial(e) & direction – 20 h/semaine

Dans le cadre de son développement, JOST IMMO souhaite renforcer son équipe avec un(e) assistant(e) commercial(e) & direction à temps partiel.

Ce que nous vous proposons

Rejoindre JOST IMMO, c’est intégrer une structure indépendante, ambitieuse et en croissance, dans laquelle votre rôle aura un impact direct sur l’efficacité de toute l’équipe.

Nous vous proposons :

• Un contrat de 20 heures par semaine, réparties sur 5 jours ;
• Plusieurs organisations horaires possibles :
• 8h00 à 12h00 ;
• 13h00 à 17h00 ;
• ou une organisation variable selon les besoins et vos disponibilités ;
• La possibilité de réaliser une partie de la fonction en télétravail, lorsque les missions et l’organisation le permettent ;
• Une équipe jeune, dynamique et engagée ;
• Une fonction centrale, au contact direct des commerciaux, de la direction et de la personne en charge du suivi juridique ;
• Une réelle autonomie dans votre organisation quotidienne ;
• Des procédures et outils conçus pour travailler efficacement ;
• Des formations complémentaires lorsqu’elles sont utiles ou demandées ;
• Des véhicules de société à disposition lorsque les besoins de la fonction le nécessitent ;
• Une fonction évolutive pour une personne capable de prendre progressivement davantage de responsabilités.

Votre mission

Votre mission principale est simple :

• Protéger le temps des commerciaux et du CEO afin qu’ils puissent se concentrer sur les clients, les rendez-vous et le développement de l’activité.
• Vous êtes également un point central dans la circulation de l’information.
• Une information importante reçue par téléphone, par e-mail ou lors d’un rendez-vous ne doit jamais rester isolée. Elle doit être correctement enregistrée et transmise rapidement à la direction et, lorsque nécessaire, à la personne en charge de la partie juridique.
• La bonne information doit parvenir à la bonne personne, au bon moment.

Votre rôle

Vos principales missions seront notamment de :

• Répondre aux appels entrants et effectuer certains rappels ;
• Planifier et organiser les rendez-vous des commerciaux et de la direction ;
• Confirmer les rendez-vous et assurer les suivis nécessaires ;
• Prendre note avec précision des informations importantes issues des appels, e-mails et rendez-vous ;
• Faire remonter systématiquement à la direction toute information importante ou sensible ;
• Transmettre à la personne en charge du suivi juridique les informations et documents nécessitant son intervention ;
• Veiller à ce qu’aucune information importante ne se perde entre les clients, les commerciaux, la direction et le juridique ;
• Préparer et compléter les dossiers liés aux estimations immobilières ;
• Traiter les e-mails courants et répondre directement aux demandes simples ;
• Orienter rapidement les demandes plus spécifiques vers la personne compétente ;
• Préparer, classer et scanner les documents administratifs et comptables ;
• Vérifier que les informations et documents nécessaires sont disponibles avant les rendez-vous ;
• Assurer certaines relances administratives ;
• Participer à l’amélioration continue de l’organisation et des procédures internes.

Votre rôle n’est pas de tout traiter vous-même.

Votre responsabilité est de collecter, organiser, transmettre et suivre l’information, d’anticiper les besoins et de permettre à chacun de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.

Les langues – critère indispensable

Notre clientèle est internationale et nos activités se développent au Luxembourg et en Belgique.

La capacité à communiquer avec nos clients dans plusieurs langues est donc une condition essentielle pour occuper cette fonction et non un simple avantage.

Le candidat ou la candidate doit impérativement maîtriser :

• Français : indispensable
• Allemand : indispensable
• Anglais et/ou portugais : indispensable

Ces langues doivent pouvoir être utilisées de manière suffisamment fluide dans un contexte professionnel, aussi bien au téléphone que par e-mail.

Les candidatures ne répondant pas à ces critères linguistiques ne pourront malheureusement pas être retenues.

Le profil recherché

Nous recherchons avant tout une personnalité :

• Proactive, capable d’anticiper plutôt que d’attendre les instructions ;
• Très organisée et rigoureuse ;
• Réactive et efficace ;
• Dotée d’un bon esprit de synthèse ;
• Capable d’identifier rapidement une information importante ou sensible ;
• À l’aise au téléphone et dans la relation client ;
• Capable de gérer plusieurs demandes simultanément sans perdre le fil ;
• Attentive aux détails ;
• À l’aise avec les outils informatiques et administratifs ;
• Capable de distinguer rapidement ce qui est urgent, important ou secondaire ;
• Discrète et fiable dans le traitement des informations confidentielles ;
• Orientée service et solutions.

Une expérience dans l’immobilier, l’administration commerciale ou un environnement de services constitue un avantage, mais la personnalité, la fiabilité, l’organisation et la capacité à prendre des responsabilités seront déterminantes.

Pourquoi JOST IMMO ?

Chez JOST IMMO, vendre signifie avant tout servir.

Nous attachons une importance particulière à la qualité du service, à la rigueur, à la réactivité et à la satisfaction de nos clients.

Nous recherchons donc une personne qui ne souhaite pas simplement occuper une fonction administrative, mais qui comprend que son travail contribue directement à la performance commerciale, à la sécurité des dossiers, à l’expérience client et à l’efficacité globale de l’entrepris