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Administrative assistant H / F

Hays LuxembourgLuxembourg (Canton), Luxembourg, Luxembourg

13 days ago

Job description

Our client, a European organization based in Luxembourg, is looking for an Administrative officer to support the Co-financing & Partnerships Division.

Key Responsibilities :

Coordinate the division's administrative activities
Organise meetings, business trips, and welcome external visitors
Prepare and manage documents, reports, statistics, and shared tools
Ensure procedures are followed and deadlines met
Liaise with internal and external stakeholders, including mandators
Maintain contact lists and support legacy mandate communications
Assist with internal systems (e.g. Notes, GED, calendars, distribution lists)
Contribute to a collaborative and positive team environment

Profile :

Secondary education with a 2-year certification or equivalent experience in a relevant field

Minimum 3 years of experience in administrative support, ideally in a middle / back-office role

Strong organisational skills, autonomy, and attention to detail

Proficiency in MS Office; knowledge of Business Objects is a plus

Excellent command of English; French and other EU languages are an asset

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Administrative Assistant • Luxembourg (Canton), Luxembourg, Luxembourg

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