Assistant(e) administratif(ve) et organisationnel(le)

Assistant(e) administratif(ve) et organisationnel(le)

Vos missions

Soutien administratif et organisationnel

Organiser et gérer efficacement les processus administratifs pour garantir le bon fonctionnement quotidien du service

Élaborer et actualiser les plannings en tenant compte des disponibilités, des modèles horaires et des besoins opérationnels

Gérer les rendez-vous et réunions : planification, coordination, préparation et suivi des réunions internes et externes

Assister la direction du département dans les activités quotidiennes, notamment lors de projets ou de réorganisations de services

Rédiger et mettre en forme des présentations, rapports, analyses et notes de synthèse

Gérer de manière autonome des projets spécifiques

Communication et coordination

Assurer une correspondance professionnelle avec les interlocuteurs internes et externes, en plusieurs langues

Accueillir les membres, partenaires et visiteurs, aussi bien par téléphone qu'en personne

Traiter et redistribuer le courrier et les courriels entrants

Réaliser des recherches, analyses de marché et synthèses pour accompagner les prises de décision stratégiques

Gestion des membres et service clientèle

Gérer les cotisations : enregistrement des paiements, modifications, relances, mises à jour et désactivations dans le système CRM

Mettre à jour régulièrement les bases de données internes et les informations membres

Conseiller les membres sur les produits et services liés à la mobilité, à la prévention et à l'assistance

Contribuer activement à l'expérience membre grâce à un accompagnement personnalisé et une communication orientée vers les solutions

Proposer des offres, campagnes et services innovants et adaptés aux besoins des membres

Effectuer diverses tâches administratives, telles que la gestion des cartes de fidélité et des actions promotionnelles

Votre profil

Formation commerciale ou administrative achevée, ou équivalent

Une première expérience professionnelle dans un poste similaire constitue un atout

Maîtrise des outils MS Office et des systèmes CRM

Excellente maîtrise du français et de l'allemand, à l'oral comme à l'écrit ; la connaissance du luxembourgeois et / ou de l'anglais est un avantage

Méthode de travail autonome, structurée et axée sur les résultats

Sens aigu du service et de la satisfaction client

Compétences interpersonnelles – Votre valeur ajoutée

Sens de l'organisation : vous planifiez efficacement, anticipez les besoins et veillez à la fluidité des activités

Excellentes capacités de communication : vous vous exprimez clairement et professionnellement, à l'écrit comme à l'oral

Orientation client : vous êtes attentif(ve), réactif(ve) et trouvez des solutions adaptées aux besoins individuels

Esprit d'équipe : vous collaborez de manière positive et contribuez à un climat de travail harmonieux

Discrétion et fiabilité : vous traitez les informations confidentielles avec rigueur et professionnalisme

Autonomie et proactivité : vous prenez des initiatives et participez activement à l'amélioration continue

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