Responsable Ressources Humaines et Administration (m / f) - HR and Administration Manager (m / f) - Leiter Personalwesen und Verwaltung (m / w)

Responsable Ressources Humaines et Administration (m / f) Kultur | lx – Arts Council Luxembourg Au sujet de Kultur | lx Kultur | lx – Arts Council Luxembourg, est un établissement public qui soutient le développement et la promotion des arts et de la culture luxembourgeois à l'international, qui tend vers la professionnalisation ainsi que les échanges professionnels entre le Luxembourg et d'autres territoires. Kultur | lx a pour missions de : de promouvoir et d'accompagner les artistes et autres acteurs culturels professionnels et d'assurer la diffusion au niveau national et international des projets culturels bénéficiant d'une ou de plusieurs formes de soutien prévues par la loi ; de contribuer au niveau national et international au développement de carrière des artistes et autres acteurs culturels professionnels par le biais d'aides, de bourses, de résidences, de formations et d'assistance aux projets ; de coopérer avec le réseau diplomatique et consulaire luxembourgeois dans le cadre des autres missions qui lui sont attribuées ; de fournir des informations en matière d'aides à la mobilité et d'autres opportunités proposées par d'autres organismes ; de gérer et d'exploiter dans le cadre des autres missions lui attribuées les immeubles mis à sa disposition par l'État ; d'exécuter toutes autres missions lui confiées par les lois et règlements. Description du poste Placé.e sous la responsabilité des directrices de Kultur | lx, et en étroite collaboration avec la Directrice nationale, la Responsable Comptabilité et la Office manager, le.la Responsable Ressources Humaines et Administration aura pour mission pour la supervision du département Administration et Finances, avec un accent particulier sur la gestion quotidienne des ressources humaines et des aspects administratifs de Gestion administrative du personnel Contrats, avenants, suivi des absences, dossiers du personnel ; Supervision des processus de recrutement et d'intégration ; Suivi des temps de travail et des congés et suivi des déclarations et obligations légales ; Suivi administratif des déplacements internationaux et gestion des frais professionnels ; Support quotidien RH, favoriser un climat harmonieux et assurer le bon fonctionnement des équipes ; Garant

• e de la bonne gestion et de la confidentialité des données personnelles RH conformément au RGPD ; Mise en place et amélioration des outils de gestion RH numériques. Administration et finances Interface avec la fiduciaire pour le Payroll ; Relecture et suivi des contrats et conventions (prestations, partenariats, etc.) ; Gestion administrative du Conseil d'administration (préparation et suivi des réunions) ; Appui ponctuel à la gestion budgétaire et la saisie comptable (atout) ; Participation à l'amélioration des procédures administratives internes ; Appui à la structuration d'un système d'archivage électronique et d'outils collaboratifs pour le service administratif ; Encadrement des équipes du département et collaboration au suivi budgétaire du département. Toutes autres tâches qui lui seront confiées par l'Employeur. Profil recherché Une expérience de 5 ans minimum dans un poste RH et administratif ou un poste similaire, idéalement dans le secteur culturel, associatif ou institutionnel ; Niveau bac+3 spécialisé en Gestion des Ressources Humaines, Droit social, Administration publique, Management, Sciences économiques ou expérience équivalente ; Connaissance pratique du droit du travail luxembourgeois, des procédures administratives locales, et des règles spécifiques au secteur public / parapublic Expérience dans la gestion Payroll, des contrats, des recrutements, et des relations sociales ; Capacités organisationnelles, rigueur, autonomie, sens de la confidentialité ; Capacité à travailler en équipe, avec une approche constructive et collaborative ; Aisance dans les outils bureautiques (Excel, Word, outils collaboratifs) ; Sensibilité aux enjeux de protection des données (RGPD) et à la modernisation des outils RH ; Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ; Intérêt pour la gestion culturelle ou dans une institution culturelle constitue un vrai atout. Langues demandées Français, Anglais, Allemand. Le Luxembourgeois est un atout. Date de prise de fonction Dès que possible (à convenir) Date limite de candidature 12 décembre 2025 Le poste est basé au Luxembourg, à Esch-sur-Alzette. Les demandes de candidatures, constituées d'une lettre de motivation, d'un CV ainsi que des preuves des formations requises (certificats, diplômes) sont à adresser via jobs.lu HR and Administration Manager (m / f) Kultur | lx – Arts Council Luxembourg About Kultur | lx Kultur | lx – Arts Council Luxembourg is a public institution that supports the development and international promotion of Luxembourgish culture and creativity. It aims to professionalize the sector and foster professional exchanges between Luxembourg and other regions. Kultur | lx's missions are to : promote and support artists and other professional cultural actors, and to ensure the national and international dissemination of cultural projects benefiting from one or more forms of support provided by law; contribute, at both national and international levels, to the career development of artists and other professional cultural actors through grants, residencies, training, and project assistance; cooperate with Luxembourg's diplomatic and consular network in carrying out other missions assigned to it; provide information on mobility support and other opportunities offered by other organizations; manage and operate, within the scope of its other assigned missions, the buildings made available to it by the State; carry out any other missions entrusted to it by laws and regulations. Job description Reporting directly to the Directors of Kultur | lx and working closely with the National Director, Head of Accounting, and Office Manager, the HR and Administration Manager will oversee the Administration and Finances department, with a particular focus on the day-to-day management of human resources and administrative aspects of Kultur | lx : Human Resources Administrative Management Drafting and managing contracts, amendments, tracking absences, and maintaining personnel files; Supervising recruitment and onboarding processes; Monitoring working hours, leave, and compliance with legal declarations and obligations; Administrative follow-up on international travel and management of professional expenses; Providing daily HR support to foster a harmonious working environment and ensure the smooth operation of teams; Ensuring proper management and confidentiality of personal HR data in compliance with GDPR; Developing and improving digital HR management tools. Administration and Finances Liaising with the fiduciary for payroll management; Reviewing and monitoring contracts and agreements (services, partnerships, etc.); Administrative management of the Board of Directors (preparation and follow-up of meetings, etc.); Occasional support in budget management and accounting entry (a plus); Participating in the improvement of internal administrative procedures; Supporting the structuring of an electronic archiving system and collaborative tools for the administrative department; Supervising department teams and collaborating on the department's budget monitoring. Any other tasks assigned by the Employer. Profile Minimum 5 years' experience in an HR and administrative role or a similar position, ideally in the cultural, non-profit, or institutional sector; Bachelor's degree (bac+3) in Human Resources Management, Social Law, Public Administration, Management, Economics, or equivalent experience; Practical knowledge of Luxembourgish labor law, local administrative procedures, and rules specific to the public / para-public sector; Experience in payroll management, contracts, recruitment, and social relations; Strong organizational skills, attention to detail, autonomy, and sense of confidentiality; Ability to work as part of a team with a constructive and collaborative approach; Proficiency in office tools (Excel, Word, collaborative tools); Awareness of data protection issues (GDPR) and the modernization of HR tools; Ability to manage multiple tasks simultaneously; A keen interest in cultural institutions or cultural management is considered a valuable asset. Languages required French, English, German; Luxembourgish is an asset. Start date As soon as possible (to be agreed upon). Application deadline 12 December 2025 The role is based in Esch-sur-Alzette, Luxembourg. Applications, including a cover letter, CV, and copies of the required qualifications (certificates, diplomas), should be sent via jobs.lu Leiter Personalwesen und Verwaltung (m / w) Kultur | lx – Arts Council Luxembourg Über Kultur | lx Kultur | lx – Arts Council Luxembourg ist eine öffentliche Einrichtung, die die Entwicklung und internationale Förderung der luxemburgischen Kultur und Kreativszene unterstützt. Ziel ist es, den Sektor zu professionalisieren und den fachlichen Austausch zwischen Luxemburg und anderen Regionen zu fördern. Die Aufgaben von Kultur | lx umfassen : die Förderung und Unterstützung von Künstlern sowie anderen professionellen Akteuren des Kultursektors und die Sicherstellung der nationalen und internationalen Verbreitung von Kulturprojekten, die eine oder mehrere gesetzlich vorgesehene Förderformen erhalten; die Mitwirkung an der nationalen und internationalen Karriereentwicklung von Künstlern und anderen professionellen Kulturschaffenden durch Förderungen, Stipendien, Residenzen, Fortbildungen und Projektunterstützung; die Zusammenarbeit mit dem diplomatischen und konsularischen Netzwerk Luxemburgs bei der Umsetzung weiterer ihm zugewiesener Aufgaben; die Bereitstellung von Informationen zu Mobilitätsförderungen und anderen Möglichkeiten, die von weiteren Organisationen angeboten werden; die Verwaltung und Nutzung der vom Staat zur Verfügung gestellten Gebäude im Rahmen seiner anderen Aufgaben; die Durchführung aller weiteren Aufgaben, die ihm durch Gesetze und Vorschriften übertragen werden. Stellenbeschreibung Der / die Leiter / in Personalwesen und Verwaltung berichtet direkt an die Direktoren von Kultur | lx und arbeitet eng mit der Nationaldirektorin, der Leiterin der Buchhaltung und der Office Managerin zusammen. Er / Sie ist verantwortlich für die Leitung der Abteilung Verwaltung und Finanzen mit besonderem Schwerpunkt auf das tägliche Management der Personal- und Verwaltungsaufgaben von Kultur | lx : Verwaltung des Personalwesen Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Nachträgen, Nachverfolgung von Abwesenheiten und Pflege der Personalakten; Überwachung der Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesse; Kontrolle der Arbeitszeiten, Urlaubsplanung und Einhaltung gesetzlicher Meldepflichten und Verpflichtungen; Administrative Unterstützung bei internationalen Reisen und Verwaltung der Berufsausgaben; Tägliche HR-Unterstützung zur Förderung eines harmonischen Arbeitsumfelds und Sicherstellung eines reibungslosen Teamablaufs; Gewährleistung der ordnungsgemäßen Verwaltung und Vertraulichkeit personenbezogener HR-Daten gemäß DSGVO; Entwicklung und Verbesserung digitaler HR-Management-Tools. Verwaltung und Finanzen Schnittstelle für das Lohnmanagement; Überprüfung und Überwachung von Verträgen und Vereinbarungen (Dienstleistungen, Partnerschaften, usw.); Administrative Unterstützung des Verwaltungsrats (Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen usw.); Gelegentliche Unterstützung bei der Budgetverwaltung und Buchungserfassung (von Vorteil); Mitwirkung an der Verbesserung interner Verwaltungsprozesse; Unterstützung beim Aufbau eines elektronischen Archivierungssystems und von Kollaborationstools für die Verwaltungsabteilung; Führung des Teams der Abteilung und Mitarbeit bei der Budgetüberwachung der Abteilung. Alle weiteren Aufgaben, die vom Arbeitgeber übertragen werden. Profil Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich HR und Verwaltung oder in einer ähnlichen Position, idealerweise im Kultur-, Non-Profit- oder Institutionensektor; Hochschulabschluss (Bac+3) in Personalmanagement, Sozialrecht, öffentlicher Verwaltung, Management, Wirtschaft oder gleichwertige Berufserfahrung; Praktische Kenntnisse des luxemburgischen Arbeitsrechts, lokaler Verwaltungsverfahren und der spezifischen Vorschriften für den öffentlichen / parastaatlichen Sektor; Erfahrung in Lohnbuchhaltung, Vertragswesen, Rekrutierung und sozialen Beziehungen; Organisationstalent, Genauigkeit, Selbstständigkeit und Vertraulichkeit; Teamfähigkeit mit einer konstruktiven und kooperativen Arbeitsweise; Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (Excel, Word, Kollaborationstools); Sensibilität für Datenschutzfragen (DSGVO) und die Modernisierung von HR-Tools; Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren; Ein ausgeprägtes Interesse am Kulturmanagement oder an der Tätigkeit einer Kultureinrichtung sind von Vorteil. Sprachkenntnisse Französisch, Englisch, Deutsch; Luxemburgisch ist von Vorteil. Eintrittsdatum So bald wie möglich (nach Vereinbarung). Bewerbungsfrist 12.Dezember 2025 Der Arbeitsor...

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