Corporate Officer

Rattaché(e) au directeur de l'entreprise et sous la direction du haut responsable de l'entreprise, vous serez chargé(e) des tâches clés suivantes : Vous coordonnez l'ouverture des comptes bancaires, rédigez et signez les documents nécessaires à l'incorporation, créez des accords de service standard,...

Description

Rattaché(e) au directeur de l'entreprise et sous la direction du haut responsable de l'entreprise, vous serez chargé(e) des tâches clés suivantes :

• Vous coordonnez l'ouverture des comptes bancaires, rédigez et signez les documents nécessaires à l'incorporation, créez des accords de service standard, préparez le registre des actions, gérez les dépôts UBO, gérez les listes de contrôle et lancez les processus STA initiaux.
• Vous rassemblez les documents juridiques pour la période d'examen, préparez les approbations pour les conseils d'administration et les actionnaires, facilitez la signature des documents pertinents, veillez à ce que tous les dépôts auprès du RCS soient correctement gérés et maintenez la communication avec les auditeurs si nécessaire.
• Vous organisez les réunions du conseil d'administration, gérez l'émission des avis de convocation, rassemblez les dossiers complets du conseil d'administration et dirigez la réunion en tant que président.
• Vous rédigez les procès-verbaux des réunions ad hoc du conseil d'administration, examinez les procès-verbaux rédigés en interne et en externe, recueillez les signatures requises et veillez à ce que les documents soient correctement conservés dans les dossiers prévus à cet effet.
• Vous préparez le dossier du conseil d'administration pour les réunions trimestrielles en envoyant les convocations, en mettant à jour les organigrammes, en compilant les ordres du jour, les procès-verbaux et les listes de présence, en recueillant les mises à jour des affaires, en assistant aux réunions et en finalisant les procès-verbaux des réunions.
• Vous facilitez la coordination des assemblées générales extraordinaires (AGE) et autres résolutions d'actionnaires, gérez la signature des documents liés aux AGE, mettez à jour les registres si nécessaire et supervisez les dépôts auprès du RCS si nécessaire.
• Vous assurez la mise à jour en temps voulu des registres des actions, des PEC et des notes, tout en examinant les mises à jour préparées par l'équipe de soutien opérationnel.
• Vous rédigez des accords et d'autres documents juridiques en interne, examinez les accords et documents rédigés en externe, obtenez les approbations nécessaires avant l'exécution, recueillez les signatures et assurez le suivi des versions finalisées des documents avec les clients.
• Vous recueillez les informations nécessaires pour les processus de liquidation ou de dissolution, obtenez les signatures, assurez la coordination avec le notaire, rédigez les ordres du jour des AGE et des procurations, rassemblez les documents nécessaires à la liquidation / dissolution et déposez les documents nécessaires auprès du RCS.
• Vous maintenez et mettez à jour la base de données de l'entreprise, en veillant à ce que tous les formulaires de mise à jour pertinents soient correctement préparés.
• Vous gérez les demandes de conformité en rassemblant les documents juridiques et les informations à fournir à des tiers afin de satisfaire aux exigences de connaissance du client (KYC).

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