Corporate Officer / Paralegal & Compliance Manager (mwd) 100%

Job Description

Corporate Officer / Paralegal & Compliance Manager (mwd) 100% CDI

Einsatzort :    L-1330 Luxembourg / Luxemburg City

Anstellungsart :   Festanstellung, unbefristet, 40 Std. / Woche bei Vollzeit

Starttermin :   kurzfristig

Home-Office Option : Ja, flexibel

Flexible Arbeitszeiten : ja, für jeden Mitarbeiter

Team lead :  Nein

Parkplatz : ja

Das Wichtigste vorab :

• Luxemburg Family Office von einer sehr namhaften deutschen Unternehmer Familie
• Kleines, feines Team, welches sich aktuell im Aufbau befindet, kollegiale Atmosphäre
• Helle, freundliche, ruhige Büros in sehr guter Lage in Luxemburg
• Dynamisches und sehr modernes Umfeld mit digitalen Prozessen und Abläufen

Über unseren Mandanten

Unser Mandant ist eine in Luxemburg ansässige Gesellschaft, die verantwortlich ist für das Halten und das Management von einem Gewerbe-Immobilienportfolio in Deutschland im Milliarden-Bereich, dahinter steht eine sehr namhafte deutsche Unternehmer Familie.

Ihre Mission :

In dieser verantwortungsvollen Rolle übernehmen Sie die zentrale Koordination und Verwaltung sämtlicher gesellschaftsrechtlicher und Corporate-Governance-Themen innerhalb einer dynamischen Immobiliengruppe. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Management, externen Beratern und internen Fachabteilungen und stellen die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben sicher.

Was Sie übernehmen :

Corporate Governance & Compliance

Führung, Pflege und Aktualisierung sämtlicher gesellschaftsrechtlicher Unterlagen (Gesellschafterregister, Register der wirtschaftlich Berechtigten – RBE, Geschäftsführerregister)

Sicherstellung der fristgerechten Einreichung gesetzlich vorgeschriebener Dokumente beim Handels- und Gesellschaftsregister (RCS)

Überwachung der Einhaltung des luxemburgischen Gesellschaftsrechts sowie interner Richtlinien und regulatorischer Vorgaben

Erstellung und Prüfung von Standarddokumenten (Verwaltungsratsprotokolle, Gesellschafterbeschlüsse, Vollmachten, Erklärungen)

Zusammenarbeit mit externen Anwälten, Notaren und Treuhändern zur Gewährleistung korrekter und vollständiger Dokumentation

Sitzungsorganisation und Protokollführung

Vorbereitung und Organisation von Verwaltungsrats- und Gesellschaftersitzungen (Einladungen, Agenda, Unterlagen)

Erstellung, Überarbeitung und Archivierung von Protokollen und Beschlüssen

Nachverfolgung von Beschlussfassungen und Unterstützung bei der Umsetzung der Entscheidungen

Beratung der Geschäftsführung zu Corporate-Governance-Themen und Verfahrensfragen

Rechtliche und Transaktionsunterstützung

Begleitung gesellschaftsrechtlicher Restrukturierungen, Kapitalmaßnahmen, Anteilsübertragungen sowie Immobilientransaktionen

Koordination mit Notaren, Banken und Rechtsberatern bei der Umsetzung von Gesellschafts- und Immobilienvorgängen

Pflege und Überwachung von Verträgen, Mietverträgen und Finanzierungsdokumentationen im Immobilienportfolio

Unterstützung von Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern bei Jahresabschlüssen und Einreichungspflichten

Interne Zusammenarbeit

Enge Abstimmung mit CFO, Head of Finance, Treasury und Accounting

Erstellung konsistenter Corporate- und Finanzdaten

Schnittstelle zu Property- und Asset-Management-Teams

Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Governance-Prozesse und Standardisierungen

Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit Kolleg : innen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen

Ihr Profil

Ausbildung : Abgeschlossenes Bachelorstudium der Rechtswissenschaften, Wirtschaftsjura, Betriebswirtschaft oder vergleichbare Qualifikation

Berufserfahrung : 6–10 Jahre Erfahrung als Corporate Officer, Paralegal oder Corporate Secretary – idealerweise in einer Kanzlei, Treuhandgesellschaft, Investment- oder Immobiliengesellschaft

Fachkenntnisse :

Sehr gute Kenntnisse des luxemburgischen Gesellschaftsrechts

Erfahrung mit Immobilien- und Holdingstrukturen (SCS, SCSp, SARL etc.)

Sprachen : Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch, Französisch von Vorteil

Technische Kenntnisse : Sicherer Umgang mit RCS- und RBE-Plattformen, Dokumentenmanagementsystemen und MS Office

Persönliche Eigenschaften & Kompetenzen

Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

Hohe Genauigkeit und Sorgfalt im Umgang mit rechtlichen Dokumenten

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung

Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Integrität

Proaktive, lösungsorientierte Denkweise in einem dynamischen Umfeld

Was Sie erwartet

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Requirements

Corporate Officer, Paralegal oder Corporate Secretary